Hybride Events – die Veranstaltungen der Zukunft

hybrid Event

Hybride Events sind in aller Munde. Sie sind die Verknüpfung von Präsenz- und Online-Veranstaltung und das Ergebnis der Lehren aus der Corona-Pandemie 2020/2021. Einen Überblick warum hybride Events das Format der Zukunft sind bekommen Sie in diesem Beitrag. Zudem schildern wir Ihnen aus drei Perspektiven wie die Teilnahme an einem hybriden Event aussehen kann.

Der durch die Pandemie bedingte Zwang mit digitalen Medien umgehen und Arbeiten zu lernen hat der Digitalisierung in Deutschland einen Schub verschafft. Auch wurde die Affinität für Online-Medien gesteigert. Denn viele Gruppen, die Videokonferenzen, Home-Office und Vergleichbarem skeptisch gegenüberstanden haben gelernt, dass all diese Methoden durchaus funktionieren können, gar Vorteile bieten.

Dennoch sind Menschen soziale Wesen, die nicht vollständig auf Präsenzveranstaltungen verzichten können und wollen. Gerade nach der Pandemie ist der Bedarf an realen Treffen größer denn je. Und doch will man die Vorteile der Onlineformate nicht vermissen. Die Lösung für diese Situation liegt in hybriden Events, die das Beste aus Präsenz und Online miteinander verbinden.

Warum Präsenz und Online verknüpfen?

Rein technisch sind nahezu alle Aspekte einer Veranstaltung online abbildbar. Ob eine Ausstellung, Vorträge oder Netzwerk-Sessions. Mit dem Angebot der Gestaltung von Online-Plattformen für virtuelle und hybride Messen wurden eine Reihe an Werkzeuge geschaffen, um das Geschehen virtuell abzubilden. Doch nicht jedes technische System ist für jede Zielgruppe und jeden Anlass geeignet.

Manche Gespräche sind so wichtig, dass man sie real in Person vor Ort führen möchte. Präsenzveranstaltungen bieten weniger Flexibilität und schaffen damit einen Rahmen, der in bestimmten Situationen sehr wertvoll ist. Gerade bei einer Verhandlung beispielsweise ist es praktisch, wenn Rhetorik und Körpersprache vollständig erfasst und der Raum nicht durch einen Klick verlassen werden kann. In diesen Fällen ist es sinnvoll die Online-Komponente, um eine exklusive Präsenz-Komponente zu ergänzen.

Qualität vor Ort, Quantität effizient Online

Während die Belegschaft inhaltlich durch die Online-Plattform mit Live-Stream, Ausstellung und Webinar-Sessions mitgenommen wird, können Entscheider vor Ort persönlich miteinander sprechen. Diese Exklusivität gibt der Präsenz-Veranstaltung eine völlig neue Qualität und senkt zeitgleich die Kosten für diese. Weniger Personen bekommen ein hochwertigeres Catering, weniger Flüge, Fahrten und Hotels müssen gebucht werden. Dies schützt die Umwelt und ist ökonomisch sinnvoll. Zumal die Entscheider so nur wertvollen Kontakten begegnen.

Zeitgleich wird keiner Ausgeschlossen. Die Veranstaltung wird durch ihre hybride Komponente sogar barrierefrei. Denn nur weil man nicht vor Ort sein kann heißt dies nicht, dass man nicht teilnehmen kann. Auch bei einem Gespräch vor Ort kann man über einen Computer per Videokonferenz zugeschaltet werden. Dies erspart Flüge um den Globus oder hilft Eltern, die abends ihre Kinder ins Bett bringen möchten, statt die Zeit im Hotel oder auf Reisen zu verbringen.

Hybride Events sind die Zukunft

Als Veranstalter ist es sehr sinnvoll den Drang nach einem Wiedersehen durch ein Präsenz-Event zu stillen. Genauso ist es sinnvoll das reale Event, um eine Online-Komponente zu erweitern und sich so zukunftsfähig aufzustellen. Einsparungspotentiale werden hier mit völlig neuen Mehrwerten verknüpft und markieren den beginn einer völlig neuen Veranstaltungs- und Eventkultur.

Virtuelles Event

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Wie funktioniert die Teilnahme an einem hybriden Event?

Wie genau gestaltet sich die Teilnahme an hybriden Events? Für unser Beispiel gehen wir von einem hybriden Kongress aus. Er einen Tag und umfasst verschiedene Bausteine: Fachvorträgen und Podiumsdiskussionen, die Live gestreamt werden und anschließenden Workshops in Breakout-Rooms anbieten; dazu eine virtuelle Expo, bei der sich Sponsoren mit ihren Produkten an virtuellen Messeständen präsentieren und ein Vor-Ort-Speeddating-Programm für Entscheider.

Hybride Events aus der Sicht des Online-Teilnehmers

Vor der Veranstaltung

Der Online-Teilnehmer hat über den Firmeninternen Newsletter von dem Event erfahren und meldet sich über eine Website bei diesem an. Bei der Anmeldung hinterlegt der Mitarbeiter Daten zu sich und seinem Unternehmen, die für den Veranstalter einen Mehrwert bieten. Je nach Branche und Position können dem Mitarbeiter beispielsweise unterschiedliche Angebote gemacht, Rechte auf der Plattform gegeben oder Vorenthalten werden. Bei erfolgreicher Anmeldung werden Zugangsdaten ausgegeben.

Am Veranstaltungstag: Begrüßung, Tutorial und Expo-Rundgang

Am Veranstaltungstag loggt sich der Online-Teilnehmer auf der Online-Plattform des hybriden Events ein und wird in der Lobby durch eine Videobotschaft begrüßt. Nach einer Erklärung der Steuerung der Plattform stehen ihm alle Bereiche von dieser offen. Zuerst klickt sich der Nutzer in einen Raum, indem er sich 360 Grad umsehen kann. Dort findet er die Tische der Sponsoren vor und kann mit diesen interagieren. Ob per Chat, Videokonferenz oder nur durch den Download der Broschüre bleibt dem Besucher überlassen.

Virtuelle Messe Lobby, Begrüßung, Tutorial
Livestream

Am Veranstaltungstag: Offizieller Teil im Auditorium

Anschließend ertönt eine Meldung, der offizielle Teil des Events beginnt. Dem Nutzer wird angeboten in das Auditorium zu kommen – dem Ort, wo der Livestream des Bühnenprogramms übertragen wird. Durch eine Chatfunktion kann der Besucher mit den anderen Teilnehmern interagieren. Zudem können Fragen eingereicht werden, die durch die Moderation an die Vortragenden gestellt werden.

Am Veranstaltungstag: Workshops & Breakout-Sessions

Nach jedem Event blinkt ein Fenster auf, dass dem Besucher ermöglicht sich für den zum Vortrag zugehörigen Workshop, der am Nachmittag stattfindet, einzutragen. So erfährt der Vortragende wer kommt und kann sich vorbereiten, zeitgleich aktiviert dies für den Besucher einen Wecker, der kurz vor Beginn der Session eine Erinnerungsnachricht versendet. Nach der Teilnahme an beliebigen Workshops, Sessions und dem Besuch aller interessanten Aussteller verlässt der Online-Besucher die Plattform. Die Veranstaltung ist zu Ende.

Networking in der digitalen Welt

Nach der Veranstaltung

Durch die Registrierung sind Daten des Nutzers vorhanden. Diese können, sofern nicht abbestellt, für eine Rundmail genutzt werden, welche die Geschehnisse der Veranstaltung zusammenfasst. Hierdurch kann die Nachbereitung direkt an jeden Besucher versendet werden. Zudem stehen die Daten des Nutzers innerhalb der Plattform – sofern gewünscht – zur Verfügung. So kann auch über das Event hinaus der Kontakt zu unserem Besucher aufgebaut werden, beispielsweise durch das Senden einer Mail. Zuletzt ermöglicht der Newsletter den Besucher für die nächste Veranstaltung einzuladen. Der Zyklus kann erneut beginnen.


Hybride Events aus der Sicht des Präsenz-Teilnehmers

Vor der Veranstaltung

Der Präsenzgast der Marketingleiter des Unternehmens und zum Vortrag, sowie für Termine zu dem Event eingeladen. Die Einladung wird per Mail oder postalisch verschickt und enthält u.A. das Ticket für die Präsenzveranstaltung. Die Veranstaltung wird – wie eine normale Messeteilnahme – vorbereitet.

Am Veranstaltungstag: Begrüßung, Catering, Vortrag

Der Präsenzgast trifft nach seiner Reise im Kongresszentrum ein. Je nach Pandemielage gelten dort Hygienekonzepte und AHA-Regeln. Der Besucher checkt am Schalter ein und erhält die Möglichkeit ein Buffet, sowie Gespräche am Stehtisch zu genießen. Die Bühne ist umringt vom Live-Streaming-Team, dass die Vortragenden auf ihren Auftritt vorbereitet Verkabelung, Maske, Besprechung des Ablaufes – ein Mitarbeiter des Live-Streaming-Teams steht dem Besucher für all seine Fragen zur Verfügung und gewährleistet so einen reibungslosen Ablauf. Unser Marketingleiter wird nach dem Grußwort zum ersten Vortrag auf die Haupt- oder eine Nebenbühne geholt, um dort einen professionell produzierten und gestreamten Vortrag zu halten.

Am Veranstaltungstag: Expo-Rundgang, Speeddating, Einzeltermine, Workshops, Ausklang

Nach seinem Vortrag besucht der Marketingleiter die virtuelle Expo. Dazu nutzt der Besucher sein eigenes Gerät oder eines, dass vor Ort bereitsteht. Er besucht die Expo-Fläche wie der virtuelle Besucher, kann dabei aber auch mit Menschen vor Ort interagieren. Üblicherweise wird an jedem Stehtisch mindestens ein iPad ausgelegt, sodass die Expo besucht und jederzeit ein Teilnehmer per Videokonferenz zum Stehtisch hinzugeschaltet werden kann. Wenn gewünscht kann an Formaten wie Speeddatings, Einzelterminen oder Workshops teilgenommen werden. Zum Ende der Veranstaltung gibt es einen Ausklang, begleitet durch Musik und Kaltgetränke.

Nach der Veranstaltung

Auch die Präsenzteilnehmer wurden zuvor für das Event registriert. Daher gilt hier dieselbe Prozedur wir bei den Onlineteilnehmern. Zusätzlich kann hier eine gesonderte Betreuung passieren, beispielsweise durch aktive Vernetzung von Akteuren durch den Veranstalter.


Hybride Events aus der Sicht des Präsenz-Teilnehmers

Vor der Veranstaltung

Die Veranstaltung wird konzipiert und gestaltet. Eine Lokalität für das Präsenzevent muss ausgewählt und auf ihre Eignung geprüft werden. Der Ablauf des Streamings wird festgelegt und vorbereitet. Die Inhalte der Sponsoren werden eingeholt, die Expo und Plattform gestaltet. Sollte die Plattform bereits bestehen, so braucht diese nur angepasst werden. Neben diesen Aspekten wird das Event beworben. Einladungen werden verschickt, Veranstaltungen in den sozialen Medien geteilt und erstellt – alles, was man aus dem Bereich des Eventmanagement kennt fließt zusammen mit den neuen Werkzeugen und digitalen Möglichkeiten.

Umfragen
Podiumsdiskussionen

Am Veranstaltungstag

Das Streaming-Team ist am Veranstaltungsort, genauso das Presse- und Medienteam, dass den Ablauf für die Nachbereitung dokumentiert. Auch wird eine zentrale für Social Media und Eventsupport eingerichtet. Hierhin können sich Online-Besucher wenden, sollten Fragen aufkommen. Der Ablauf wird durch die verschiedenen Abteilungen gesichert, wobei alle Informationen in der Stabsstelle des Eventanagers zusammenfließen. Diese Stabsstelle setzt sich aus Mitarbeitern des Veranstalters und optional aus Externen – z.B. Mitarbeitern von viality – zusammen. So sind wir umfassend handlungsfähig und können einen idealen Ablauf gewährleisten.

Nach der Veranstaltung

Das Material, dass durch Livestream, Presse- und Medienteam, sowie das Social Media Team produziert wurde wird gesichtet und für eine Aufbereitung der Veranstaltung genutzt. Zudem werden die Daten aus Messwerkzeuge z.B. Analytics-Software, die im Rahmen der Online-Veranstaltung eingesetzt wurde, herangezogen, um die Veranstaltung zu Messen und abschließend zu bewerten. Dazu wird ein umfassendes Reporting erstellt, dass alle Aspekte der Veranstaltung einbeziehen. Je nach den Zielen des Veranstalters und seiner Sponsoren können weitere Maßnahmen, ergriffen werden. Auf Basis all dieser Erkenntnisse können weitere Events geplant und durchgeführt werden.

Evolution, Entwicklung

Fazit

Hybride Events bieten einerseits neue Mehrwerte, ermöglichen andererseits aber auch Kosten zu sparen und die Umwelt zu schonen. Damit sind hybride Events ökonomisch wie ökologisch sinnvoll. Die jeweiligen Zielgruppen werden bedarfsgerecht angesprochen, was gerade im Zeitalter immer größerer Personalisierung den Zahn der Zeit trifft. Barrierefreiheit, Exklusivität, Flexibilität und vieles mehr machen das hybride Event zur Fusion der Besten Aspekte vom analogen, Präsenzevent und dem digitalen Onlineevent.

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